Surat Edaran SE Kepala BKN Nomor 11 Tahun 2025

Surat Edaran SE Kepala BKN Nomor 11 Tahun 2025 Tentang Perlindungan Dan Pemanfaatan Arsip Aparatur Sipil Negara Melalui Document Management System.

 

Diterbitkannya Surat edaran ini dilatarbelakangi bahwa: 

a. Badan Kepegawaian Negara dalam mengelola Sistem Informasi Aparatur Sipil Negara berbasis digital yang terintegrasi dan terkolaborasi perlu didukung digitalisasi Arsip Aparatur Sipil Negara yang komprehensif secara nasional.

b. Arsip Aparatur Sipil Negara dikelola untuk memastikan ketersediaan dan kelengkapan Arsip Aparatur Sipil Negara serta menjamin keutuhan, kerahasiaan, keamanan dan keotentikannya.

c. Document Management System diperlukan untuk meningkatkan perlindungan terhadap Arsip Aparatur Sipil Negara dan memberikan kemudahan dalam mengakses Arsip Aparatur Sipil Negara secara cepat, tepat, dan aman.

d. Kepala Badan Kepegawaian Negara perlu menetapkan Surat Edaran Kepala Badan Kepegawaian Negara tentang Perlindungan dan Pemanfaatan Arsip Aparatur Sipil Negara melalui Document Management System.

 

Surat Edaran SE Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 11 Tahun 2025 Tentang Perlindungan Dan Pemanfaatan Arsip Aparatur Sipil Negara Melalui Document Management System ini dimaksudkan sebagai pedoman dalam tata kelola Arsip Aparatur Sipil Negara di Instansi Pemerintah. Surat Edaran ini bertujuan untuk: 1) mewujudkan tata kelola pemerintahan yang akuntabel, transparan, dan optimal; 2) mendukung terwujudnya layanan Manajemen Aparatur Sipil Negara secara digital sepenuhnya; 3) meningkatkan kemudahan dan kecepatan dalam penyelenggaraan layanan Manajemen Aparatur Sipil Negara; 4) mendorong standardisasi tata kelola Arsip Aparatur Sipil Negara yang efektif dan efisien; 5) melakukan integrasi Arsip Aparatur Sipil Negara secara nasional; dan 6) memberikan perlindungan terhadap Arsip Aparatur Sipil Negara dari risiko kehilangan dan kerusakan yang disebabkan karena kelalaian atau force majeure.

Ruang Lingkup Surat Edaran Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 11 Tahun 2025 Tentang Perlindungan Dan Pemanfaatan Arsip Aparatur Sipil Negara Melalui Document Management System adalah

a. Penciptaan Arsip Aparatur Sipil Negara;

b. Penyimpanan Arsip Aparatur Sipil Negara;

c. Pemanfaatan dan Penyajian Informasi Arsip Aparatur Sipil Negara;

d. Pemeliharaan dan Keamanan Arsip Aparatur Sipil Negara;

e. Penyusutan Arsip Aparatur Sipil Negara;

f. Pembinaan dan Pengawasan Tata Kelola Arsip Aparatur Sipil Negara.

Dasar Hukum Surat Edaran Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 11/2025 Tentang Perlindungan Dan Pemanfaatan Arsip Aparatur Sipil Negara Melalui Document Management System adalah

a. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

b. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2023 tentang Aparatur Sipil Negara.

c. Peraturan  Presiden  Nomor  92  Tahun  2024  tentang Badan Kepegawaian Negara.

d. Peraturan Badan Kepegawaian Negara Nomor 18 Tahun 2011 tentang Pedoman Pengelolaan Tata Naskah Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil.

e. Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 37 Tahun 2016 tentang Pedoman Penyusutan Arsip.

f. Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2021 tentang Pengelolaan Arsip Elektronik.

g. Peraturan Badan Kepegawaian Negara Nomor 7 Tahun 2023 tentang Sistem Informasi Aparatur Sipil Negara.

h. Peraturan Badan Kepegawaian Negara Nomor 1 Tahun 2025 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Kepegawaian Negara.

 

Isi Surat Edaran SE Kepala BKN Nomor 11 Tahun 2025 Tentang Perlindungan Dan Pemanfaatan Arsip Aparatur Sipil Negara Melalui Document Management System

a. Arsip Aparatur Sipil Negara yang selanjutnya disebut Arsip ASN adalah kumpulan dokumen terkait dengan Manajemen ASN yang ditetapkan oleh pejabat yang berwenang.

b. Jenis Arsip ASN terdiri atas:

1) Arsip ASN Utama

Arsip ASN Utama adalah arsip individu ASN terkait dengan Manajemen ASN yang harus dimiliki oleh ASN sejak diangkat menjadi ASN antara lain:

a) Daftar Riwayat Hidup;

b) D2NIP/Pertimbangan Teknis NIP;

c) Surat Keputusan CPNS dan/atau Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas CPNS;

d) Surat Keputusan PNS;

e) Riwayat pendidikan;

f) Riwayat kenaikan pangkat;

g) Riwayat jabatan; dan

h) Riwayat diklat.

2) Arsip ASN Kondisional

Arsip ASN Kondisional adalah arsip individu ASN terkait dengan Manajemen ASN di luar Arsip ASN Utama yang tidak dimiliki oleh semua ASN dan tercipta karena kondisi tertentu antara lain Riwayat Pindah Instansi, Surat Keputusan Cuti di Luar Tanggungan Negara, Surat Keputusan Peninjauan Masa Kerja, dan Riwayat Pemberhentian.

c. Bentuk Arsip ASN terdiri atas:

1) Arsip ASN Digital; dan

2) Arsip ASN Nondigital.

d. Badan Kepegawaian Negara (BKN) tidak menerima Arsip ASN dalam bentuk nondigital dan hanya menerima arsip dalam bentuk digital atau hasil alih media yang diunggah ke Document Management System (DMS).

e. Direktorat Arsip Kepegawaian ASN bertanggung jawab untuk mengoordinasi dan memantau pelaksanaan implementasi DMS secara nasional.

f. Kantor Regional BKN bertanggung jawab untuk mengoordinasi dan memantau pelaksanaan implementasi DMS sesuai wilayah kerja.

g. Direktorat Pengelolaan Sistem Informasi dan Layanan Digitalisasi Manajemen ASN dan Direktorat Infrastruktur Teknologi Informasi dan Keamanan Informasi bertanggung jawab terhadap pemeliharaan dan keamanan Arsip ASN pada DMS.

h. Pengguna DMS terdiri atas:

1) Unit Kerja di lingkungan BKN yang memerlukan informasi bersumber dari Arsip ASN digital.

2) Pengelola Kepegawaian pada Instansi Pemerintah yang ditunjuk oleh Pejabat Pembina Kepegawaian bertanggung jawab untuk melengkapi dan memverifikasi Arsip ASN digital melalui DMS atau melalui mekanisme interoperabilitas sistem.

i. BKN dan unit kerja yang menyelenggarakan fungsi kepegawaian pada Instansi Pemerintah melakukan Penciptaan Arsip ASN digital melalui DMS.

j. Penyimpanan Arsip ASN berupa kegiatan verifikasi Arsip ASN Digital berdasarkan jenis Arsip ASN, Pencatatan Lokasi dan Pembuatan Daftar Isi Arsip ASN Nondigital yang dilakukan melalui DMS.

k. Instansi Pemerintah dan Aparatur Sipil Negara harus melengkapi dan melakukan pemutakhiran Arsip ASN digital melalui DMS atau MyASN.

l. Arsip ASN yang dihasilkan melalui SIASN tersimpan secara otomatis dalam DMS dan tersaji pada MyASN.

m. Dalam hal terdapat Arsip ASN yang penciptaannya tidak diproses atau tidak dihasilkan melalui SIASN (seperti Piagam Satya Lencana Karya Satya, Ijazah Pendidikan, Sertifikat Diklat dan sebagainya) maka Instansi Pemerintah dan Aparatur Sipil Negara harus mengunggah Arsip ASN dimaksud ke dalam DMS atau MyASN.

n. Pemanfaatan dan penyajian informasi Arsip ASN melalui DMS dilaksanakan untuk mendukung layanan manajemen ASN berbasis digital dan menyajikan informasi Arsip ASN secara efektif, efisien, dan akuntabel.

o. Instansi Pemerintah dapat mengakses Arsip ASN melalui DMS sesuai kewenangan instansi masing-masing.

p. Aparatur Sipil Negara dapat mengakses Arsip ASN masing-masing melalui MyASN.

q. Layanan pengesahan atau legalisasi terhadap Arsip ASN yang diciptakan oleh BKN diproses melalui DMS.

r. Pemeliharaan dan keamanan Arsip ASN melalui DMS dilaksanakan untuk memastikan keberlanjutan, keakuratan, serta keamanan Arsip ASN.

s. Penyusutan Arsip ASN melalui DMS

1) Arsip ASN Status Punah akan memasuki masa inaktif selama 1 (satu) tahun. Setelah habis masa inaktif, Arsip ASN Status Punah akan diproses pemusnahan menjadi Arsip ASN Status Musnah atau Arsip ASN Status Statis.

2) Proses persetujuan pemusnahan Arsip ASN melalui DMS dan pemusnahan dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

3) Penyusutan Arsip ASN Digital tidak dilakukan pemusnahan secara permanen tetapi diberikan status musnah atau statis.

4) Penyusutan Arsip ASN ini menjadi acuan Instansi Pemerintah dalam menyusun Jadwal Retensi Arsip ASN.

t. Pembinaan dan Pengawasan Tata Kelola Arsip ASN

1) Pembinaan dan Pengawasan Tata Kelola Arsip ASN merupakan upaya BKN untuk menjamin seluruh Instansi Pemerintah mengelola Arsip ASN sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

2) Kepala BKN menetapkan capaian hasil pengawasan implementasi tata kelola Arsip ASN.

3) BKN memberikan penghargaan kepada Instansi Pemerintah dengan hasil pengawasan tata kelola Arsip ASN kategori “Maju”.

u. Petunjuk teknis tata kelola Arsip ASN termuat dalam Pedoman Pengelolaan Arsip ASN melalui Document Management System sebagaimana tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Surat Edaran ini.

Surat Edaran ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan.

 

Link download salinan dan Lampiran Surat Edaran SE Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 11 Tahun 2025

 

Demikian informasi tentang link download Surat Edaran SE Kepala BKN Nomor 11 Tahun 2025 Tentang Perlindungan Dan Pemanfaatan Arsip Aparatur Sipil Negara Melalui Document Management System. Semoga ada manfaatnya

= Baca Juga =

Share :