Pedoman Menpan RB Nomor 11 Tahun 2025 Tentang Pengelolaan Kearsipan

Latar belakang diterbitkannya Pedoman Menpan RB Nomor 11 Tahun 2025 Tentang Pengelolaan Kearsipan Di Kemenpan RB (Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi) adalah bahwa Tata kelola kearsipan pada dasarnya merupakan suatu kegiatan dalam rangka pengelolaan segala dokumen yang diciptakan oleh pencipta arsip pada suatu organisasi/instansi sebagai bagian dari pelaksanaan tugas/fungsinya.

 

Pengelolaan arsip dimulai dari tahapan penciptaan, pengolah, penyimpanan, Pemohonan, pemeliharaan, dan penyusutan yang merupakan serangkaian kegiatan sistematis dan terencana untuk mengendalikan, mengurus, menyimpan, dan memelihara dokumen yang dihasilkan dari kegiatan organisasi. Tujuannya adalah memastikan arsip dapat ditemukan kembali dengan cepat, terjaga keamanannya, dan memiliki nilai guna yang maksimal

 

Sehubungan dengan hal tersebut untuk memberikan kepastian, legitimasi, dan standar pengelolaan kearsipan khususnya di lingkungan Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi, maka dibutuhkan pedoman yang mengatur pelaksanaan tata kelola kearsipan di lingkungan Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi.

 

Pedoman Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi (Pedoman Menpan RB) Nomor 11 Tahun 2025 Tentang Pengelolaan Kearsipan Di Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi ini dimaksudkan untuk memberikan acuan bagi Organisasi Kearsipan dalam mengelola arsip yang dimulai dari penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan guna menghasilkan informasi berbasis arsip yang autentik, utuh, dan dinamis sebagai bentuk akuntabilitas kinerja dalam rangka mencapai visi, misi, dan tujuan organisasi.

 

Tujuan penyusunan Pedoman Menpan RB Nomor 11 Tahun 2025 Tentang Pengelolaan Kearsipan Di Kemenpan RB ini adalah sebagai berikut :

a. menjamin ketersediaan arsip yang autentik, utuh, dan dinamis;

b. mengatur kegiatan pengelolaan kearsipan agar lebih efektif;

c. optimalisasi fungsi dan peran dalam pengelolaan kearsipan yang dilakukan oleh Organisasi Kearsipan, dan pegawai sebagai individu;

d. pengawasan terhadap penyelenggaraan kearsipan sesuai dengan peraturan perundang-undangan;

e. menjamin dan melindungi kondisi arsip dari risiko kehilangan dan/atau kerusakan; dan

f. menjamin tersedianya informasi untuk kepentingan layanan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) dan Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN).

 

Dasar hukum yang menjadi landasan dalam penyusunan Pedoman Menpan RB Nomor 11 Tahun 2025 Tentang Pengelolaan Kearsipan Di Kemenpan RB ini:

1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);

2. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan (Lembaran Negara Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286);

3. Peraturan Presiden Nomor 178 Tahun 2024 tentang Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birkorasi (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2024 Nomor 374);

4. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 1 Tahun 2025 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2025 Nomor 66);

5. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 144 Tahun 2022 tentang Pembentukan Pedoman Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi.

 

Dalam Pedoman Menpan RB Nomor 11 Tahun 2025 Tentang Pengelolaan Kearsipan Di Kemenpan RB ini yang dimaksud dengan:

1. Pengelolaan kearsipan adalah kegiatan dalam rangka pengelolaan segala dokumen dari proses penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan pada suatu organisasi/instansi sebagai bagian dari pelaksanaan tugas/fungsinya.

2. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu;

3. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus;

4. Arsip inaktif adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya telah menurun dan hanya digunakan untuk kepentingan referensi;

5. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh lembaga kearsipan Arsip Nasional (ANRI);

6. Arsip elektronik adalah arsip yang dibuat atau diterima dan disimpan dalam format elektronik atau hasil arsip alih media;

7. Tanda Tangan Elektronik adalah tanda tangan yang terdiri atas Informasi Elektronik yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan Informasi Elektronik lainnya yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentikasi;

8. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang;

9. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatannya;

10. Sertifikat Elektronik adalah sertifikat yang bersifat elektronik yang memuat Tanda Tangan Elektronik dan identitas yang menunjukkan status subjek hukum para pihak dalam Transaksi Elektronik yang dikeluarkan oleh Penyelenggara Sertifikasi Elektronik;

11. Tanda Tangan Elektronik adalah tanda tangan yang terdiri atas Informasi Elektronik yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan Informasi Elektronik lainnya yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentikasi;

12. Autentikasi merupakan proses pemberian tanda tangan dan/atau pernyataan tertulis atau tanda lainnya sesuai dengan perkembangan teknologi yang menunjukan bahwa arsip yang diautentikasi adalah asli atau sesuai dengan aslinya;

13. Alih media adalah kegiatan pengalihan media arsip dari satu media ke media lainnya dalam rangka memudahkan akses arsip;

14. Preservasi digital adalah rangkaian kegiatan yang bertujuan untuk memastikan keberlanjutan terhadap akses Arsip Elektronik;

15. Sistem informasi kearsipan nasional yang selanjutnya disingkat SIKN adalah sistem informasi arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI yang menggunakan sarana jaringan informasi kearsipan nasional;

16. Jaringan informasi kearsipan nasional yang selanjutnya disingkat JIKN adalah sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI;

17. Daftar arsip adalah daftar yang berisi rincian informasi berkas yang tersusun secara kronologis dan digunakan untuk kepentingan penemuan kembali dan penyusutan arsip;

18. Daftar arsip inaktif adalah daftar yang memuat nomor arsip, jenis arsip, tahun, nomor boks, keterangan. Daftar ini digunakan sebagai sarana bantu penemuan kembali arsip yang disimpan di Pusat Arsip/Records Center;

19. Daftar arsip yang dipindahkan adalah daftar yang berisikan arsip inaktif suatu Unit Pengolah yang akan dipindahkan ke Unit Kearsipan;

20. Daftar arsip musnah adalah daftar yang memuat arsip yang tidak bernilai guna bagi kepentingan Instansi maupun pertanggungjawaban nasional yang akan dimusnahkan;

21. Daftar arsip statis adalah daftar yang memuat informasi arsip yang bernilai guna bagi pertanggungjawaban nasional yang akan diserahkan ke ANRI;

22. Klasifikasi arsip adalah pengelompokan arsip menurut urusan atau masalah berdasarkan tugas dan fungsi organisasi dan disusun secara logis dan sistematis;

23. Jadwal retensi arsip, yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip;

24. Jenis arsip adalah unit-unit berkas yang dicipta, diatur, dan dikelola sebagai suatu unit karena berhubungan secara fungsi atau pokok masalah, merupakan hasil dari kegiatan yang sama;

25. Penataan arsip/berkas aktif adalah cara untuk mengatur dan menata berkas dalam suatu susunan yang sistematis dengan memperhatikan kegunaan, bentuk dan sifat berkas yang bertujuan menunjang kelancaran pelaksanaan kegiatan di lingkungan Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi yang masih sering dipergunakan secara langsung dalam proses pelaksanaan tugas;

26. Pemberkasan adalah penempatan naskah ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah dari suatu Unit Pengolah;

27. Sistem pemberkasan adalah susunan yang teratur dalam bentuk berkas yang ditata sedemikian rupa sehingga masalah yang disimpan dapat terlihat secara jelas dan memudahkan dalam penemuan kembali, meliputi seri arsip (arsip/berkas yang disusun berdasarkan kesamaan jenis), rubrik (arsip/berkas yang disusun berdasarkan kesamaan masalah) dan dosir (arsip/berkas yang disusun atas dasar kesamaan urusan atau kegiatan);

28. Program arsip vital adalah tindakan dan prosedur yang sistematis dan terencana yang bertujuan untuk memberikan perlindungan dan menyelamatkan arsip vital Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi pada saat darurat atau setelah terjadi musibah;

29. Pengelolaan arsip terjaga adalah kegiatan identifikasi, pemberkasan, pelaporan dan penyerahan arsip terjaga yang dilaksanakan oleh pencipta arsip;

30. Pemilahan/seleksi arsip adalah pengelompokkan antara arsip, non arsip, dan duplikasi;

31. Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip;

32. Pengelolaan Arsip Elektronik yang selanjutnya disingkat dengan PAE adalah proses pengendalian arsip elektronik secara efisien, efektif, dan sistematis yang meliputi pembuatan, penerimaan, penggunaan, penyimpanan, pemeliharaan, alih media, penyusutan, akuisisi, deskripsi, pengolahan, preservasi, akses dan pemanfaatan;

33. Pengelolaan arsip statis adalah suatu rangkaian kegiatan pengumpulan, penyimpanan, perawatan, penyelamatan, penggunaan, dan pembinaan atas pelaksanaan serah arsip dalam satu kesatuan sistem kearsipan;

34. Pemindahan arsip adalah salah satu kegiatan penyusutan arsip dengan memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan setelah melalui seleksi/pemilahan berdasarkan pada JRA;

35. Peminjaman arsip adalah permintaan yang diajukan untuk meminjam suatu arsip dengan mengikuti prosedur yang ditetapkan instansi terkait, yang umumnya melibatkan pengisian formulir, penandatanganan, persetujuan petugas, pencatatan ke buku Pemohonan, dan aturan penggunaan arsip agar tidak keluar dari lingkungan kantor serta harus dikembalikan sesuai batas waktu yang ditentukan.

36. Pemusnahan arsip adalah kegiatan menghilangkan informasi dan fisik arsip sehingga tidak bisa dikenali lagi;

37. Penyerahan arsip adalah kegiatan menyerahkan arsip yang mempunyai nilai guna bagi pertanggungjawaban nasional dari Unit Kearsipan Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi kepada ANRI;

38. Organisasi kearsipan adalah organisasi yang berwenang dan bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi yang terdiri dari Unit Pengolah dan Unit Kearsipan;

39. Sumber daya kearsipan adalah dukungan terhadap sistem kearsipan berupa sumber daya manusia, prasarana dan sarana, organisasi kearsipan, dan Anggaran;

40. Central File adalah tempat penyimpanan arsip aktif yang dirancang untuk penyimpanan arsip secara efektif, efisien, dan aman;

41. Berita acara adalah naskah dinas yang berisi uraian tentang proses pelaksanaan suatu kegiatan yang harus ditandatangani oleh para pihak dan para saksi;

42. Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi yang selanjutnya disebut Kementerian adalah Kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang Aparatur Negara;

43. Menteri adalah Menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang Aparatur Negara.

 

Organisasi kearsipan Kementerian terdiri atas Unit Pengolah dan Unit Kearsipan. Organisasi kearsipan di Kementerian dikoordinasikan oleh Sekretaris Kementerian yang teknis pelaksanaannya dilakukan oleh JPT Pratama yang memiliki fungsi kearsipan. Berikut dijelaskan struktur dan tugas Unit Pengolah dan Unit Kearsipan sebagia berikut:

1. Unit Pengolah

a. Struktur Unit Pengolah terdiri atas:

1) Tingkat Kedeputian yang dikoordinasikan oleh Sekretariat Deputi;

2) Tingkat Sekretariat Kementerian yang dikoordinasikan oleh Biro dan Inspektorat.

b. Unit Pengolah di Kementerian mempunyai tugas:

1) melakukan penerimaan, registrasi, dan pengiriman naskah dinas;

2) melaksanakan pemberkasan, penataan dan penyimpanan, pemeliharaan dan pengamanan arsip aktif;

3) melakukan pengelolaan arsip aktif di sentral arsip aktif Kedeputian yang dikoordinasikan oleh masing-masing Sekretariat Deputi;

4) melakukan pengelolaan arsip aktif di sentral arsip aktif Sekretariat Kementerian yang berada pada masing-masing Biro dan Inspektorat. Khusus untuk Unit Pengolah yang memiliki tugas fungsi terkait kepegawaian dan keuangan, memiliki sentral arsip aktif masing-masing;

5) menyampaikan laporan daftar arsip aktif kepada Unit Kearsipan setiap 6 (enam) bulan;

6) menjaga keamanan dan kerahasiaan arsip sesuai klasifikasi akses dan keamanan;

7) memberikan pelayanan arsip aktif;

8) memindahkan arsip inaktif ke Unit Kearsipan sesuai dengan JRA;

9) menjaga autentisitas arsip;

10) menjamin ketersediaan dan keamanan arsip aktif dan arsip vital; dan

11) mengelola arsip untuk menjadi informasi dalam Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN); dan

12) melakukan pemusnahan non arsip dan arsip duplikasi.

 

2. Unit Kearsipan

Unit Kearsipan berada di Biro yang memiliki fungsi Kearsipan pada Sekretariat Kementerian. Unit Kearsipan memiliki tugas untuk mengkoordinasikan dan pembinaan internal pengelolaan arsip di Kementerian. Dalam melaksanakan tugas, Unit Kearsipan memiliki fungsi sebagai berikut:

a. melakukan koordinasi dan penyusunan kebijakan dalam penyelenggaraan Kearsipan di Kementerian;

b. melaksanakan pembinaan dan pengawasan terhadap penyelenggaraan kearsipan di Kementerian;

c. melaksanakan pengelolaan arsip inaktif Kementerian yang meliputi:

1) melakukan koordinasi pemindahan arsip inaktif secara berkala;

2) melakukan verifikasi dan pembuatan administrasi terkait pemindahan arsip inaktif;

3) menata dan menyimpan arsip inaktif;

4) membuat daftar arsip inaktif;

5) melakukan pelayanan peminjaman arsip inaktif;

6) melakukan pengelolaan arsip dan penyajian arsip menjadi informasi.

d. melakukan koordinasi pelaksanaan program arsip vital;

e. melakukan koordinasi pengelolaan arsip terjaga;

f. melaksanakan pemusnahan arsip di Kementerian;

g. menyerahkan arsip statis Kementerian kepada ANRI secara berkala; dan

h. mengelola arsip dalam Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN)

 

Selengkapnya silahkan download dan baca Salinan Pedoman Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi (Pedoman Menpan RB) Nomor 11 Tahun 2025 Tentang Pengelolaan Kearsipan Di Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi

Link download Pedoman MenpanRB Nomor 11 Tahun 2025

 

Demikian informasi tentang Pedoman Menpan RB Nomor 11 Tahun 2025 Tentang Pengelolaan Kearsipan Di Kemenpan RB (Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi). Semoga ada manfaatnya

 

Share :