Tata Naskah Dinas dilingkungan Pemerintah Daerah mengalami perubahan seiring terbitnya Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah. Dengan adanya maka seluruh Pemerintah Daerah Provinsi dan Kabupaten/Kota wajib melakukan penyesuaian tata naskah dinas baik di sisi regulasi daerah maupun teknis pelaksanaannya dengan mengacu pada Permendagri Nomor 1 Tahun 2023.
Adapun hal baru yang diatu
dalam Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 tentang
Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah sebagai mengganti Permendagri
Nomor 54 Tahun 2009 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah, antara
lain adanya perubahan kasifikasi jenis naskah dinas menjadi naskah dinas
arahan, naskah dinas korespondensi, naskah dinas khusus dan naskah dinas
lainnya serta penyusunan naskah dinas melalui media rekam elektronik dan
pembubuhan tanda tangan elektronik.
Dalam Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 tentang Tata Naskah Dinas di
Lingkungan Pemerintah Daerah juga ditambahkan hal baru terkait pengaturan
kewenangan penandatanganan Plt, Plh, Pj dan Pjs. Terdapat pula penambahan
perubahan kewenangan penandatanganan naskah dinas oleh Kepala Daerah hingga
Lurah, perubahan bentuk stempel naskah dinas yang menggunakan logo daerah dan
pengaturan kop naskah dinas untuk UPT dan BLUD.
Sebagaimana Permendagri Nomor 01 Tahun 2023 merupakan
revisi atas Permendagri 54 Tahun 2009 terkait dengan Tata Naskah Dinas Terdapat
pula pengaturan mengenai pemberian nomor seri pengaman (security printing)
untuk pengamanan naskah dinas, penyusunan naskah dinas dalam bahasa asing dan
penertiban pengelolaan Surat Keluar lintas instansi pemerintah atau pihak luar.
Juga terjadi perubahan pada penghapusan pengaturan terkait bentuk dan ukuran
papan nama kantor.
DInyatakan dalam
pertimbangan diterbikannya Permendagri
Nomor 01 Tahun 2023, bahwa peraturan yang ada sebelumnya tidak lagi bisa
mengakomodir dinamika di lapangan serta masih terdapat ketidakseragaman Tata
Naskah Dinas yang ada di daerah. Oleh karena itu, diminta Pemerintah Daerah
agar melakukan penyesuaian dan mulai menerapkan Tata Naskah Dinas sesuai Permendagri Nomor 1 Tahun 2023.
Selanjutnya terkait regulasi di daerah sebagai sebagai turunannya dilakukan
penyesuaian.
Dinyatakan dalam Peraturan
Menteri Dalam Negeri atau Permendagri
Nomor 1 Tahun 2023 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan Pemda (Pemerintah
Daerah), yang dimaksud Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat
komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang
di lingkungan Pemerintah Daerah. Adapun Tata Naskah Dinas adalah pengaturan tentang
jenis, susunan dan bentuk, pembuatan, pengamanan, pejabat penandatanganan, dan pengendalian
yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.
Adapaun Naskah Dinas yang diselenggarakan
secara elektronik adalah informasi yang direkam dalam media elektronik sebagai
alat komunikasi kedinasan, yang dibuat dan/atau diterima oleh pejabat/pimpinan yang
berwenang di Lingkungan Pemerintah Daerah. Sedangkan Tanda Tangan Elektronik
adalah tanda tangan yang terdiri atas informasi elektronik yang dilekatkan,
terasosiasi, atau terkait dengan informasi elektronik lainnya yang digunakan
sebagai alat verifikasi dan autentivikasi.
Berikut ini Salinan
pasal-pasal dalam Permendagri Nomor 01
Tahun 2023
Pasal 1 Permendagri Nomor 01 Tahun 2023
1.
Perangkat Daerah adalah unsur pembantu Kepala Daerah dan Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah dalam penyelenggaraan urusan Pemerintahan Daerah yang menjadi kewenangan
daerah.
2.
Pemerintahan Daerah adalah penyelenggaraan urusan pemerintahan oleh Pemerintah Daerah
dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah menurut Asas Otonomi dan Tugas Pembantuan dengan
prinsip otonomi seluas-luasnya dalam sistem dan prinsip Negara Kesatuan Republik
Indonesia sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang Dasar Negara Republik
Indonesia Tahun 1945.
3.
Pemerintah Daerah adalah Kepala Daerah sebagai unsur penyelenggara Pemerintahan
Daerah yang memimpin pelaksanaan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan
daerah otonom.
4.
Menteri adalah Menteri yang menyelenggarakan urusan Pemerintahan Dalam Negeri.
5.
Dewan Perwakilan Rakyat Daerah yang selanjutnya disingkat DPRD adalah Lembaga Perwakilan
Rakyat Daerah yang berkedudukan sebagai unsur penyelenggara Pemerintahan
Daerah.
6.
Peraturan Daerah yang selanjutnya disebut Perda atau yang disebut pula dengan nama
lain adalah Peraturan Daerah Provinsi dan Kabupaten/Kota.
7.
Peraturan Kepala Daerah yang selanjutnya disebut Perkada adalah peraturan gubernur
dan/atau peraturan bupati/wali kota.
8.
Kepala Daerah adalah gubernur/bupati/wali kota.
9.
Wakil Kepala Daerah adalah wakil gubernur/wakil bupati/wakil wali kota.
10.
Pimpinan DPRD adalah ketua dan wakil ketua DPRD provinsi dan kabupaten/kota.
11.
Sekretaris Daerah adalah sekretaris daerah provinsi dan kabupaten/kota.
12.
Perangkat Daerah adalah perangkat daerah provinsi terdiri atas sekretariat daerah,
sekretariat DPRD, dinas daerah, lembaga teknis daerah, dan unit pelaksana
teknis daerah.
13.
Tata Naskah Dinas adalah pengaturan tentang jenis, susunan dan bentuk, pembuatan,
pengamanan, pejabat penandatanganan, dan pengendalian yang digunakan dalam
komunikasi kedinasan.
14.
Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang
dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Pemerintah
Daerah.
15.
Naskah Dinas yang diselenggarakan secara elektronik adalah informasi yang direkam
dalam media elektronik sebagai alat komunikasi kedinasan, yang dibuat dan/atau diterima
oleh pejabat/pimpinan yang berwenang di Lingkungan Pemerintah Daerah.
16.
Tanda Tangan Elektronik adalah tanda tangan yang terdiri atas informasi
elektronik yang dilekatkan, terasosiasi, atau terkait dengan informasi elektronik
lainnya yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentivikasi.
Pasal 2 Peraturan Mendagri
atau Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan
Pemerintah Daerah, menyatakan Jenis
Naskah Dinas terdiri atas:
a.
Naskah Dinas arahan;
b.
Naskah Dinas korespondensi; dan
c.
Naskah Dinas khusus.
Pasal 3 Peraturan Mendagri atau Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 Tentang Tata
Naskah Dinas Di Lingkungan Pemerintah Daerah, menyatakan Naskah Dinas arahan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2
huruf a terdiri atas:
a.
Naskah Dinas pengaturan
b.
Naskah Dinas penetapan; dan
c.
Naskah Dinas penugasan.
Pasal 4 Peraturan Mendagri
atau Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan
Pemerintah Daerah, menyatakan Naskah
Dinas pengaturan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf a terdiri atas:
a.
Perda;
b.
Perkada; dan
c.
Peraturan DPRD.
Pasal 5 Peraturan Mendagri
atau Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan
Pemerintah Daerah, menyatakan Naskah
Dinas penetapan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf b terdiri atas:
a.
Keputusan Kepala Daerah;
b.
Keputusan DPRD;
c. Keputusan Pimpinan DPRD;
dan
d. Keputusan Badan
Kehormatan DPRD.
Pasal 6 Peraturan Mendagri
atau Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan
Pemerintah Daerah, menyatakan Susunan
dan bentuk Naskah Dinas pengaturan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 dan Naskah
Dinas penetapan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 diatur sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan.
Pasal 7 Peraturan Mendagri atau Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 Tentang Tata
Naskah Dinas Di Lingkungan Pemerintah Daerah, menyatakan:
(1)
Naskah Dinas penugasan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf c terdiri atas:
a.
surat perintah;
b.
surat tugas; dan
c.
surat perjalanan dinas.
(2)
Surat perintah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a berisi perintah dari atasan
kepada bawahan untuk melaksanakan pekerjaan tertentu di luar tugas dan fungsi.
(3)
Surat tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b berisi tugas dari atasan
kepada bawahan untuk melaksanakan perintah pekerjaan sesuai dengan tugas dan
fungsinya.
(4)
Surat perjalanan dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c merupakan dokumen
yang diterbitkan oleh pejabat pembuat komitmen dalam rangka pelaksanaan
perjalanan dinas pejabat negara, pegawai negeri, pegawai tidak tetap, dan pihak
lain.
Pasal 8 Peraturan Mendagri
atau Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan
Pemerintah Daerah, menyatakan Susunan
dan bentuk Naskah Dinas penugasan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (1) tercantum
dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri
ini.
Pasal 9 Peraturan Mendagri atau Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 Tentang Tata
Naskah Dinas Di Lingkungan Pemda (Pemerintah Daerah), menyatakan Naskah Dinas
korespondensi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf b, terdiri atas: a) korespondensi
internal; dan b) korespondensi eksternal.
Pasal 10 Peraturan Mendagri
atau Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan
Pemerintah Daerah, menyatakan Naskah
Dinas korespondensi internal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 huruf a,
terdiri atas: a) nota dinas; b) memo; dan c) disposisi.
Pasal 11 Peraturan Mendagri
atau Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan
Pemerintah Daerah, menyatakan
(1)
Nota Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 huruf a merupakan sarana
komunikasi kedinasan antar pejabat atau dari atasan kepada bawahan atau dari bawahan
kepada atasan di lingkungan internal Perangkat Daerah.
(2)
Memo sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 huruf b berisi informasi kedinasan
yang bersifat mengingatkan suatu masalah, menyampaikan arahan, peringatan, atau
pendapat yang dibuat oleh atasan kepada bawahannya.
(3)
Disposisi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 huruf c merupakan petunjuk tertulis
singkat dari atasan kepada bawahan mengenai tindak lanjut/tanggapan terhadap
Naskah Dinas masuk.
Pasal 12 Peraturan Mendagri atau Permendagri Nomor 1
Tahun 2023 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan Pemerintah Daerah, menyatakan
Susunan dan bentuk Naskah Dinas korespondensi internal sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 10 tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari
Peraturan Menteri ini.
Pasal 13 Peraturan Mendagri
atau Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan
Pemerintah Daerah, menyatakan
(1)
Naskah Dinas korespondensi eksternal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 huruf b
disusun dalam bentuk surat dinas.
(2)
Susunan dan bentuk Naskah Dinas korespondensi eksternal tercantum dalam Lampiran
yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.
Pasal 14 Peraturan Mendagri
atau Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan
Pemerintah Daerah, menyatakan Naskah
Dinas khusus sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf c, terdiri atas:
a.
instruksi;
b.
surat edaran;
c.
surat kuasa;
d.
berita acara;
e.
surat keterangan;
f.
surat pengantar;
g.
pengumuman;
h.
laporan;
i.
telaahan staf;
j.
notula;
k.
surat undangan;
l.
surat pernyataan melaksanakan tugas;
m.
surat panggilan;
n.
surat izin;
o.
lembaran daerah;
p.
berita daerah;
q.
rekomendasi;
r.
radiogram;
s.
surat tanda tamat pendidikan dan pelatihan;
t.
sertifikat;
u.
piagam; dan
v.
surat perjanjian.
Pasal 15 Peraturan Mendagri
atau Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan
Pemerintah Daerah, menyatakan
(1)
Instruksi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf a berisi perintah/arahan Kepala
Daerah sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
(2)
Surat edaran sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf b berisi pemberitahuan, penjelasan,
dan/atau petunjuk cara melaksanakan hal tertentu yang dianggap penting dan
mendesak.
(3)
Surat kuasa sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf c berisi pemberian kuasa kepada
pihak lain dengan atas namanya untuk melakukan suatu tindakan tertentu dalam rangka
kedinasan sesuai peraturan perundang-undangan.
(4)
Berita acara sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf d berisi pernyataan
pelaksanaan kegiatan pada waktu dan tempat tertentu yang ditandatangani oleh para
pihak.
(5)
Surat keterangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf e berisi penjelasan subjek
dan objek untuk kepentingan kedinasan/tertentu.
(6)
Surat pengantar sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf f berisi informasi yang
digunakan untuk menyampaikan barang atau naskah.
(7)
Pengumuman sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf g berisi pemberitahuan yang
bersifat umum dari pejabat yang berwenang.
(8)
Laporan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf h berisi pemberitahuan
tentang pelaksanaan kegiatan atau kejadian tertentu.
(9)
Telaahan staf sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf i berisi analisis
pertimbangan, pendapat, dan saran secara sistematis terhadap sesuatu permasalahan
yang perlu penjelasan dari bawahan kepada atasan.
(10)
Notula sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf j merupakan catatan yang
berisi proses sidang atau rapat.
(11)
Surat undangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf k berisi undangan
kepada pejabat/pegawai baik di lingkup internal Pemerintah Daerah, maupun pihak
eksternal yang tertera pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara
kedinasan.
(12)
Surat pernyataan melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf l
berisi pernyataan dari pejabat yang berwenang bahwa seorang pegawai telah
melaksanakan tugas.
(13)
Surat panggilan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf m berisi pemanggilan
dari pejabat yang berwenang kepada pegawai untuk menghadap.
(14)
Surat izin sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf n berisi persetujuan terhadap
suatu permohonan yang dikeluarkan oleh pejabat berwenang sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan.
(15)
Lembaran daerah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf o berisi penerbitan
resmi Pemerintah Daerah untuk mengundangkan Perda.
(16)
Berita daerah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf p berisi penerbitan
resmi Pemerintah Daerah untuk mengundangkan Perkada dan Peraturan DPRD.
(17)
Rekomendasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf q merupakan naskah dinas
berisi keterangan atau catatan dari pejabat yang berwenang tentang sesuatu hal
yang untuk dapat dijadikan bahan pertimbangan kedinasan.
(18)
Radiogram sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf r merupakan pesan tertulis
resmi yang dikirim melalui radio naskah dinas dari pejabat yang berwenang
berisi informasi hal tertentu yang dikirim melalui telekomunikasi elektronik.
(19)
Surat tanda tamat pendidikan dan pelatihan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf
s merupakan naskah dinas sebagai tanda bukti berisi keterangan seseorang telah
lulus/mengikuti pendidikan dan pelatihan tertentu.
(20)
Sertifikat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf t merupakan naskah dinas
sebagai berisi keterangan tanda bukti seseorang telah mengikuti program/kegiatan
tertentu, antara lain: penataran, kursus, orientasi, bimbingan teknis,
workshop, seminar, dan yang sejenis.
(21)
Piagam sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf u merupakan naskah dinas
berisi keterangan penghargaan atas prestasi yang telah dicapai atau keteladanan
yang telah diwujudkan oleh perorangan atau instansi/lembaga dari pejabat
berwenang.
Pasal 16 Peraturan Mendagri atau Permendagri Nomor 1
Tahun 2023 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan Pemerintah Daerah, menyatakan
(1)
Surat perjanjian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf v berisi kesepakatan
bersama tentang objek yang mengikat antar kedua belah pihak atau lebih untuk
melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum yang disepakati bersama.
(2)
Susunan dan bentuk surat perjanjian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diatur sesuai
dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Selengkapnya silahkan
download dan baca Peraturan Mendagri
atau Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan
Pemerintah Daerah. LINK DOWNLOAD DISINI
Demikian informasi tentang Peraturan Mendagri atau Permendagri Nomor 1
Tahun 2023 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan Pemerintah Daerah. Semoga ada manfaatnya.